متن دستورالعمل نحوه بارگذاری محتوای وب سایت

اداره کل بنادر و دریانوردی استان گیلان از سازمانهای پیشتاز در توسعه دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداری می باشد. لذا مدیریت محترم سازمان و کلیه کارکنان در حوزه های عمومی و تخصصی این اداره کل، نگاه ویژه ای در ارائه خدمات الکترونیک و حذف حضور اربابان رجوع و در نهایت تسریع در امور و افزایش رضایت ذینفعان را دارند. در این راستا، اداره فناوری اطلاعات و ارتباطات (فاوا) اقدام به ارائه کلیه خدمات مصوب سازمان بنادر و دریانوردی از طریق پورتال رسمی این اداره کل با آدرس https://anzaliport.pmo.ir نموده است. لذا بمنظور پوشش دهی جامع تر و انجام حداکثری وظایف سازمانی، دستورالعمل بروز رسانی و بارگذاری محتوای وبسایت، بشرح ذیل ارائه می گردد.

۱- هدف:

هدف از تدوین این دستورالعمل تشریح نحوه مدیریت و بروز رسانی صفحات پورتال اداره کل بنادر و دریانوردی استان گیلان می باشد.

۲-  دامنه کاربرد:

دامنه کاربرد این دستورالعمل شامل تمامی کاربرانی می باشد که مسئول بروز رسانی پورتال می باشند.

۳-  مسئولیت:

مسئولیت اجرای این دستورالعمل با اداره روابط عمومی سازمان می‌باشد.

۴- تعاریف:

·  مدیر محتوایی پورتال: فردی است که با انتخاب اداره روابط عمومی وظیفه مدیریت و نظارت بر کلیه محتوای پورتال را بر عهده دارد.

·  مدیر فنی پورتال: فردی است که با انتخاب اداره فناوری اطلاعات و ارتباطات، وظیفه نظارت فنی بر عملکرد  و پشتیبانی نرم افزار پورتال را بر عهده داشته و کلیه هماهنگی های لازم با پیمانکار مربوطه جهت اعمال تغییرات در بسته نرم افزاری پورتال را به عهده دارد.

·  کاربر ارشد زیرپورتال: فردی است که با انتخاب مدیرکل واحد مربوطه معرفی و پس از گذراندن دوره آموزشی، وظیفه بروز رسانی و مدیریت محتوای زیر پورتال مربوطه را بعهده دارد.

· کاربر بروزرسان زیرپورتال: فردی است که به پیشنهاد کاربر ارشد هر زیر پورتال و تائید و معرفی کتبی از سوی مدیرکل مربوطه انتخاب می گردد. همکاری با کاربر ارشد زیرپورتال در بروز رسانی صفحات و اطلاعاتی که دسترسی و بروز رسانی آنها را در اختیار دارد، از وظایف وی می باشد.

۵-  نحوه معرفی کاربر ارشد زیرپورتالهای سازمان:

·  کاربر ارشد زیرپورتال هر اداره کل پس از معرفی کتبی از سوی مدیرکل مربوطه به اداره کل روابط عمومی، می بایست در دوره آموزشی ابزارهای پورتال که به صورت کارگاهی برگزار می شود شرکت و در صورت موفقیت در آزمون عملی (صدور گواهی پایان دوره)، دسترسی های لازم جهت مدیریت زیر پورتال در اختیار وی قرار خواهد گرفت.

·  در صورت نیاز به تغییر کاربر ارشد (جابجایی بین واحدی، انتقال از سازمان، عدم اجرای شرح وظایف مربوطه در خصوص بروز رسانی زیرپورتال ، تغییر پست سازمانی به هر دلیل و ...)، مدیرکل مربوطه می بایست نماینده جدید را کتبا به اداره کل روابط عمومی معرفی نماید. در ضمن وظیفه برگزاری آموزشهای لازم به فرد جدید به عهده نماینده قبلی بوده و نماینده قبلی موظف است یک ماه قبل از جابجایی نسبت به برگزاری آموزشهای لازم به فرد جانشین اقدام نماید.

·  در صورت تغییر هر یک از کاربران (کاربران ارشد یا کاربران بروز رسان)، کاربر ارشد قبلی نباید نام کاربری و رمز عبور خود یا کاربران بروز رسان قبلی را بدون برگزاری آموزشهای لازم یا بدون هماهنگی با اداره کل روابط عمومی در اختیار کاربران جدید قرار دهد، در این صورت کلیه مسئولیت های ناشی از دستکاری اطلاعات متوجه کاربر ارشد قبلی بوده و اداره کل روابط عمومی به محض اطلاع از موضوع ضمن اعمال مقررات اداری، نسبت به تنظیم گزارشات لازم اقدام خواهد نمود.

·  در صورت تغییر در ماژولهای پورتال و یا افزودن امکانات جدید، دوره های آموزشی مربوطه از سوی اداره کل روابط عمومی برای کاربران ارشد زیر پورتالها برگزار خواهد شد.

۶-   پیش نیازهای لازم جهت معرفی کاربر ارشد:                               

·  کاربر ارشد معرفی شده می بایست زمان لازم جهت مدیریت و بروز آوری زیرپورتال را دارا بوده و کلیه مسئولیتهای مرتبط با نظارت بر محتوای آن زیرپورتال به عهده وی می باشد.

· کاربر ارشد معرفی شده می بایست حتما از مجموعه پرسنل رسمی، پیمانی یا همکاران قرارداد مستقیم انتخاب و معرفی گردد.

·  تسلط به ICDL

·  آشنایی با نرم افزارهایAdobe Acrobat Pro  وPhotoshop  (یا دیگر نرم افزارهای ویرایش تصویر).

·  خلاقیت و نوآوری در بهره برداری مناسب از امکانات و ماژول های پورتال.

·  مسئولیت پذیری و توانایی شناسایی، هدایت و مدیریت کاربران بروز رسان (اپراتورها) جهت بروز رسانی مطلوب زیر پورتال.

·  توانایی انتقال اطلاعات و برگزاری آموزشهای لازم به سایر کاربران بروز رسان (اپراتورها) زیرپورتال مربوطه و یا کاربران ارشد جانشین.

۷-  شرح وظایف کاربر ارشد زیرپورتال:

·  کاربر ارشد هر زیر پورتال وظیفه نظارت و مدیریت بروز رسانی کلیه زیرپورتالهای متعلق به آن اداره کل را دارا می باشد.

·   با توجه به اینکه دسترسی مدیریت صفحات و فایلها (دسترسی به root  زیر پورتال) در اختیار کاربر ارشد قرار خواهد گرفت، لذا منبعد جهت اعمال تغییرات در ساختار منوها نیاز به مکاتبه با اداره کل فن آوری اطلاعات و ارتباطات نمی باشد، لذا ضروری است، مدیران کل، نظارتهای خود را در خصوص تغییرات در زیر پورتال همانند گذشته به عمل آورند.

·  تشکیل اعضای گروه بروز رسانی زیرپورتال اداره کل (در صورت نیاز) به عهده کاربر ارشد بوده و پس از معرفی نفرات و تایید مدیرکل مربوطه، اسامی نفرات کتباً به اداره روابط عمومی معرفی و دسترسی های لازم (اپراتوری) در اختیار این نمایندگان قرار خواهد گرفت.

·  حضور کارشناس مسلط به زبان انگلیسی در این گروه پیشنهاد می گردد.

· تعداد این نفرات می بایست حداکثر ۳ نفر بوده و هرگونه تغییر نفرات نیز کتبا به اداره روابط عمومی اعلام گردد.

·  تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت جهت ارتقاء ساختار محتوایی زیرپورتال.

· تهیه و تنظیم چارت بروز رسانی اطلاعات زیرپورتال و تعیین نقش هر یک از کاربران بروز رسان (اپراتورها) و در صورت لزوم مشخص نمودن نفرات تایید کننده اطلاعات جهت انتشار در زیرپورتال.

  مدیریت بروز رسانی صفحات زیر پورتال با رعایت چارچوب اجرایی نحوه بروزسانی پورتال شامل تعیین بازه بروز رسانی صفحات، بروز رسانی در سر رسیدهای مربوطه (شامل اضافه و ویرایش اطلاعات، حذف اطلاعات تکراری، غیر مرتبط، غیر معتبر، تاریخ گذشته، اشتباه و ...) می باشد.

  رعایت چهارچوبهای اجرایی تولید محتوا (صفحات و منابع فایلی) شامل اندازه و فونت متون، رنگ بندی صفحه، فرمت و اندازه تصاویر، فرمت و حجم فایلهای ارسالی، درج مناسب جداول، استفاده صحیح از ماژولها، رعایت اصول نگارش و املا و ... (این چهارچوبها بر اساس کاربری هر ماژول تعیین و اعلام خواهد شد).

·  کنترل، بررسی و مدیریت سطح دسترسی کلیه کابران بروز رسان (کاربران بروز رسان قبلی و جدید).

·  تعیین سطوح دسترسی کاربران بروزرسان و اعلام آنها به مدیر فنی پورتال.

· بررسی و بهبود ناوبری سایت.

·  رعایت استاندارهای مرتبط با امنیت اطلاعات و رعایت محرمانگی اطلاعات مطابق با استانداردهای ایزو ۲۷۰۰۱.

·  نمایش گرافیکی مناسب اطلاعات با در نظر گرفتن سرعت load  صفحات و فایل های ارسال شده.

·  راه اندازی فرمهای الکترونیکی.

· رعایت قوانین مرتبط با کپی رایت و ذکر ماخذ و منبع در صفحات.

· شناسایی خدمات قابل ارائه و نمایش مناسب آنها در زیرپورتال (شناسایی مخاطبان و نیازهای آنها)

· طبقه بندی و یکپارچه سازی مناسب اطلاعات و پرهیز از طبقه بندی اداره محور (ایجاد صفحات بر اساس طبقه بندی موضوع محور یا مخاطب محور).

· معرفی مهمترین خدمات ارائه شده در زیر پورتال جهت درج در بخش اطلاعات مفید پورتال اصلی·

· بازبینی در ساختار درختی منوها با فرض تولید صفحات با امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین کلیک (حداکثر سه سطح منو).

· درج کلمات کلیدی در بخش صفحات تولید شده جهت دسترسی مناسب به اطلاعات از طریق موتورهای جستجو.

 · شناسایی فرآیندهای اداره کل و معرفی آنها در زیر پورتال.

· نامگذاری مناسب، مختصر و با معنای صفحات تولید شده و فایل های ارسالی.

· جلوگیری از بهم ریختگی ساختار گرافیکی سایت با رعایت استانداردهای نمایش در وب و عدم پیمایش عرضی صفحات.

· راه اندازی بخش قوانین و مقررات، اطلاعیه ها، رسیدگی به شکایات، پیوندها، پرسش و پاسخ پیشرفته، مزایده و مناقصه، مقالات،جداول پویا، آلبومها و ... به همراه به کارگیری صحیح از ماژول های پورتال.

· مدیریت و ارزیابی صحت لینکهای موجود در زیرپورتال و حذف لینکهای شکسته شده داخلی و خارجی.

· برگزاری جلسات با مدیر محتوای پورتال و رفع اشکالات و نواقص اعلام شده از سوی وی.

· تشخیص و رفع اشکالات موجود و اعلام شده در زیر پورتال از سوی مراجعه کنندگان به زیرپورتال.

· تهیه نسخه های پشتیبان آفلاین بمنظور حفاظت و نگهداری از اطلاعات.

·  راه اندازی بخش لاتین صفحات و سایر زبانهای مورد نیاز.

· معرفی مناسب زیر پورتال مربوطه به کاربران خارج سازمان به نحو مقتضی.

· ایجاد جذابیت و تنوع در دسترسی به اطلاعات.

· کاربر ارشد هر زیر پورتال می تواند درخواست های مورد نیاز خود را (امکاناتی که دسترسی به آن ندارد) از طریق پیغامهای سیستم اتوماسیون اداری (کاربر اداره کل) به مدیر محتوای پورتال ارسال تا در صورت تایید، جهت اعمال تغییرات به کاربر فنی پورتال ارجاع داده شود.

· تحلیل گزارشات آمار بازدید کنندگان زیر پورتال و اتخاذ تصمیمهای لازم جهت بهبود وضعیت مشاهده صفحات.

· بررسی منابع ورود کاربران به زیر پورتال و کلمات جستجو شده در زیر پورتال.

· درخواست تبادل لینک با وبسایت های مرتبط خارج سازمانی.

·  تهیه گزارش ماهانه عملکرد بروزرسانی زیرپورتال شامل صفحات حذف شده یا اضافه شده، عملکرد سایر کاربران بروز رسان، پیشرفتهای بدست آمده در ساختار محتوایی و مدیریتی زیر پورتال، خدمات ارائه شده جدید، مقایسه وضعیت قبلی با وضعیت جدید، بهبود در نحوه نمایش اطلاعات و ... (در قالب فرم ارزیابی عملکرد هر زیرپورتال) و ارسال کتبی آن در پایان هر ماه به اداره کل روابط عمومی.

·  شرکت در جلسات گروهی با حضور کاربران ارشد سایر زیرپورتالها جهت اطلاع از تغییرات اعمال شده در ساختار ماژولهای پورتال.

· برگزاری دوره های آموزشی لازم جهت استفاده کاربران بروز رسان اداره کل مربوطه (اپراتورها).

      · نظارت برعملکرد اپراتورهای بروز رسان زیر پورتال و ارائه گزارشات لازم به مدیران کل مربوطه.